À la découverte du PMO

La gestion d'une entreprise est un réel métier. Elle demande un grand nombre de contraintes, et surtout de répondre à certaines exigences. Pour y arriver convenablement, la règle principale est de savoir mettre ce qu'il faut à la place qu'il faut. Selon le type d'entreprises que vous avez, vous devez obligatoirement savoir quelle organisation adopter pour réaliser une parfaite gestion. Concrètement, il faut savoir quels services instaurer pour la prise en charge de l'entreprise. Plusieurs types de services existent. Certains sont pratiquement immuables, d'autres primordiaux et d'autres encore relativement indispensables : vous devez connaître les services qu'il vous faut selon le degré d'importance. L'un des services couramment installés dans les entreprises en France est le PMO, Project Management Office. En quoi consiste-t-il et quelle en est l'utilité ?

Définition

Le Project Management Office (PMO), comme vous avez pu vous en douter, est d'origine anglo-saxonne. C'est un service qui s'installe dans les entreprises pour s'occuper de la gestion des projets. Sa définition française, Bureau de gestion de projets, en dit long d'ailleurs. Il est chargé de définir et de maintenir les repères et les référentiels des différents processus et procédures relatifs à la gestion des projets. Il met aussi en œuvre les outils de mesure des performances et des inexactitudes ou dispersions éventuelles. Il y travaille des Project Control Officer (PCO) : en français, des contrôleurs de projet travaillent en symbiose avec le Project Manager (PM) ou Chef de Projet à travers des missions bien définies.

Missions et utilité du PMO

Les missions assignées au PMO sont nombreuses.

  • Le PMO est chargé de définir et fixer les normes de gestion des projets. C'est un volet capital, car en définissant des pratiques communes, différents modèles et principes dans la gestion de projet, on instaure une certaine standardisation. Cela permet une évolution beaucoup plus aisée et une réutilisation facile des modèles déjà créés. Il en résulte des économies considérables de temps et d'argent.
  • Le PMO veille sur les normes de gestion de projet qu'il a lui-même fixées. Cela se fait par des évaluations de manière régulière permettant de parfaire les normes préalablement fixées.
  • Le PMO est chargé de rassembler les données sur les projets et de fournir les informations nécessaires pour leurs évaluations. L'état d'avancement est donc suivi en collaboration avec les PM, qui se chargeront de normaliser la compilation des informations pour une bonne transmission à la direction.
  • Le PMO a un rôle de conseiller vis-à-vis des PM. Il doit effectuer une orientation conséquente, parfois même des formations aux PM et aux agents travaillant sur les projets afin que ceux-ci soient bien imprégnés des objectifs à atteindre. Cela accroit la performance.
  • Le PMO est chargé de gérer les portefeuilles de projets. Il va donc s'occuper des demandes de projets en fournissant les informations qu'il faut, gérer les projets en cours, définir un système de notation pour faire ressortir l'ordre d'importance des demandes de projets, et enfin fournir une aide sur l'allocation des ressources aux projets.

Certaines statistiques démontrent clairement que 90 % des projets n'atteignent pas à la perfection les objectifs liés aux délais, aux coûts et à la qualité. Et les causes évoquées sont une mauvaise mise en œuvre de gestion des projets, une mauvaise communication, une méconnaissance des limites ou encore une mauvaise application des bonnes méthodes de gestion des projets. Le PMO réalise tout cela à la perfection. Sa grande utilité est de ce fait assez flagrante.