A la découverte du concept Pmo portefeuille projet !

Une entreprise est constituée de plusieurs entités qui travaillent tout au long de l'année sur différents projets. Quoique toutes ces entités travaillent sur des projets différents, elles se doivent d'interagir en parfaite symbiose afin que les objectifs de l'organisation soient atteints. Ce n'est possible que grâce à une organisation du travail qui permet une gestion intégrée de l'ensemble des projets de l'entreprise en amont. Ce mode d'organisation est davantage pertinent dans les entreprises qui gèrent des projets lourds et complexes. Un PMO permet de regrouper les projets dans un portefeuille global. Il permet un pilotage plus efficace, un meilleur suivi des projets, et produit des résultats probants.

Dans cet article, il sera question du rôle d'un PMO et de l'importance de gérer l'entreprise sur la base d'un tel modèle.

Les différentes sortes de PMO

On distingue en général trois sortes de PMO. Ce sont :

  • Les PMO bibliothèque qui mettent à la disposition des utilisateurs les normes et codes d'éthique à respecter pour la bonne exécution des projets. Ils contribuent à uniformiser les méthodes utilisées pour une meilleure évaluation des projets entre autres ;
  • Les PMO d'assistance qui apportent un support et une expertise dans la gestion des projets d'une part, et assurent une surveillance, ainsi qu'un reporting centralisé de l'état des projets d'autre part ;
  • Les PMO d'entreprise qui définissent l'étendue de la responsabilité du chef de projet sur le portefeuille sous sa responsabilité.

Rôle d'un PMO au sein de l'entreprise

Le PMO ou bureau d'étude des projets joue essentiellement un rôle de coordination et de soutien. Même si son rôle n'est pas toujours clairement défini ni son périmètre clairement circonscrit, son utilité ne souffre d'aucune contestation. Les données relatives aux projets sont selon l'usage consignées dans des bases de données. Par ailleurs, leur implémentation n'est possible que grâce à des progiciels qui sont l'apanage des DSI. Ces derniers jouent de fait un rôle déterminant dans l'exécution des projets. En amont, ils sont décisifs par leur rôle de soutien et en aval par leur suivi notamment. On assigne généralement au PMO, cinq rôles essentiels :

  • Définir les normes de gestion de projets dans l'entreprise ;
  • S'assurer que les ressources allouées au fonctionnement des projets sont utilisées de façon efficiente ;
  • Apporter son expertise dans le soutien et la planification des projets ;
  • Assurer un suivi régulier des projets et s'assurer qu'ils sont exécutés de sorte à atteindre les résultats escomptés ;
  • Mettre à la disposition des chefs de projets les ressources nécessaires à la bonne exécution des projets.