Pourquoi un PMO ?

Une entreprise est composée de plusieurs entités qui travaillent de façon coordonnée dans un même objectif défini par le manager. Ces différentes entités gèrent chacune ou conjointement différents projets qui traduisent le plan stratégique défini par la direction. Mais, le centre névralgique de toute entreprise reste son département informatique, encore appelé DSI, car c'est lui qui pilote en amont les différents projets de l'organisation. En effet, les projets sont réalisés grâce à des progiciels, et leurs résultats sont tous consignés dans des bases de données administrées par les DSI.

Par ailleurs, une étude empirique réalisée par le cabinet KPMG révèle que 90% des projets gérés au sein des entreprises n'aboutissent pas. Même si les causes liées à ces échecs sont nombreuses (coûts, budgets…), une meilleure organisation du travail permet de réduire considérablement ce taux d'échec. C'est la création d'une cellule chargée au sein des entreprises de gérer l'ensemble des projets. Cette dernière porte le nom de PMO (Project Management Office).

Dans cet article, nous insisterons sur le rôle et la pertinence d'un PMO au sein d'une organisation à travers une meilleure définition de son rôle.

Le rôle d'un project Management officer

Le project management officer est chargé de piloter le portefeuille des projets de l'entreprise selon une méthode bien définie. Les projets sont désormais sélectionnés selon des critères rigoureux (pertinence, degré de risques…) et hiérarchisés. Le PMO veille à leur évaluation, leur suivi, ainsi que la création de nouveaux projets au besoin. Il organise généralement les projets en trois niveaux distincts :

  • Le niveau opérationnel qui concerne les unités de l'entreprise en particulier. Le PMO opérationnel concerne le département ou le service directement lié audit projet ;
  • Le niveau central qui est chargé de coordonner les activités du niveau opérationnel, puis de les communiquer au PMO stratégique. Le niveau central est sous la responsabilité du MOA ;
  • Le niveau stratégique piloté par le DSI qui veille au pilotage de tous les projets et planifie les investissements sur le long terme.

Quel est le profil idéal pour un PMO ?

Véritable manager et meneur d'hommes, le PMO est idéalement un informaticien. Il doit également posséder de solides compétences en gestion de projets, en particulier dans les organisations qui gèrent des projets lourds et complexes. Polyvalent, il doit avoir par son expérience une excellente connaissance de l'activité de l'entreprise, ainsi que de ses processus, car il est censé communiquer en permanence avec les unités à divers niveaux.